Proses Pencatatan Keuangan

Akun-akun di dalam laporan keuangan merupakan pencatatan yang menandakan bertambah dan berkurangnya dalam nilai aset, kewajiban, ataupun ekuitas pemilik.

Seperti yang sudah dijelaskan di dalam artikel Akuntansi, setiap transaksi didalam akuntansi harus mempengaruhi dua atau lebih akun untuk memastikan persamaan dasar akuntansi bernilai seimbang. Dalam kata lain, dalam setiap transaksi, nilai debit dan kredit harus sama. Persamaan dari debit dan kredit ini menjadi dasar dari sistem catatan berganda (double-entry system).

Sistem catatan berganda ini merupakan dasar sistem akuntansi di seluruh dunia.

Pelajarilah diagram ini dengan hati-hati, dan pastikan kamu mengerti.

Peraturan debit dan kredit 

Langkah-langkah proses pencatatan

Meskipun sebenarnya bisa saja memasukkan informasi transaksi langsung kedalam akun tanpa menggunakan sebuah jurnal. Dalam prakteknya sebagian besar perusahaan memakai 3 dasar dalam proses pencatatan : 

1. Analisa pengaruh setiap transaksi terhadap akun.

2. Masukkan informasi transaksi kedalam jurnal.

3. Pindahkan informasi jurnal ke akun yang sesuai didalam buku besar.

Dokumen keuangan, seperti slip, cek, tagihan, atau struk, merupakan bukti dari transaksi. Perusahaan menganalisa bukti dan menetapkan pengaruh transaksi tersebut kemudian dicatat kedalam jurnal, setelah itu memindahkan pencatatan jurnal kedalam buku besar dengan akun yang sudah terpola.

Jurnal

Setiap perusahaan bisa saja memiliki macam-macam jurnal, tapi sebagian besar perusahaan menggunakan format dasar dari jurnal umum. jurnal umum biasanya terdiri dari kolom tanggal, nama akun dan penjelasan, referensi, dan dua kolom jumlah. Proses pencatatan data transaksi ke dalam jurnal biasa disebut penjurnalan.

Contoh, pada 1 Januari, Mr_Daud menginvestasikan Rp30.000.000 ke BBK Solution, kemudian BBK Solution membeli peralatan komputer Rp14.000.000. Penomoran J1 menandakan kedua transaksi dicatat ke dalam jurnal halaman pertama.

Teknik penjurnalan

Sebuah pencatatan transaksi yang memerlukan tiga atau lebih akun disebut dengan pencatatan gabungan. contohnya pada 1 Januari, Pecal Indonesia membeli gerobak seharga Rp28.000.000 dengan pembelian kas Rp16.000.000 dan setuju untuk pembayaran sisa di kemudian hari Rp12.000.000.

Pencatatan gabungan

Buku Besar

Kelompok akun dalam pencatatan transaksi disebut buku besar. Sebuah buku besar menyediakan neraca untuk setiap akun. Sebagai contohnya, Akun kas menunjukkan jumlah ketersediaan kas untuk memenuhi kewajiban saat ini; Akun piutang menunjukkan jumlah hak yang akan didapat dari pelanggan; Akun utang menunjukkan utang kepada pembeli.

Buku besar

Pengeposan (posting)

Pemindahan dari jurnal menjadi buku besar disebut posting. Posting haruslah disajikan berurut berdasarkan kejadian. Jadi, perusahaan harus memindahkan semua debit dan kredit dari satu catatan jurnal sebelum melanjutkan ke catatan jurnal selanjutnya. Posting harus dibuat berdasarkan waktu untuk memastikan buku besar ter-up-to-date.

Kolom ref. pada buku besar menandakan halaman pencatatan jurnal. Kolom penjelasan di buku besar tidak selalu digunakan, karena penjelasannya sudah ada di jurnal.

Bagan Akun / Chart of Accounts (COA)

Jumlah dan jenis akun-akun berbeda-beda disetiap perusahaan. Jumlah akun disesuaikan dengan jumlah kebutuhan rinci manajemen. Misalnya, manajemen sebuah perusahaan mungkin menginginkan satu akun untuk semua jenis biaya keperluan perusahaan. Perusahan lain mungkin menginginkan akun biaya yang terpisah untuk setiap keperluan, seperti listrik dan air. Sama halnya seperti BBK Solution memiliki akun yang lebih sedikit dibandingkan dengan perusahaan besar seperti Microsoft.

Sebagian besar perusahaan memiliki COA. Bagan ini terdiri dari akun-akun dan nomor akunnya yang menunjukkan lokasi di buku besar. sistem penomoran akun biasanya dimulai dari akun-akun neraca dan kemudian akun-akun laba-rugi.

Bagan akun

Pada bagan diatas terlihat adanya celah dalam urutan penomoran, hal ini bertujuan untuk mengijinkan penambahan nomor akun baru yang dibutuhkan sepanjang berjalannya perusahaan.

Analisa Transaksi

Pelajari analisa transaksi berikut ini dengan hati-hati dan pastikan kamu cukup mengerti, karena jika suatu saat kita harus menganalisa jurnal dari sebuah perusahaan, kita bisa dengan mudah menemukan kesalahan yang ada dan dapat membuat keputusan dengan tepat.

Rincian jurnal dari analisa transaksi diatas.

Pencatatan jurnal umum

Akuntansi

Kalau kita perhatikan jurusan kuliah yang paling banyak diminati di dunia ini adalah akuntansi. Kenapa mereka memilih akuntansi? Alasannya banyak dari mereka ingin tahu dan mengerti apa saja yang terjadi di keuangan dalam perusahaan atau organisasi mereka. Akuntansi adalah sistem informasi yang menyediakan wawasan tentang itu. Pendek kata untuk memahami perusahaan / organisasimu, kamu harus tahu angka-angka.

Akuntasi terdiri dari 3 dasar kegiatan : 

-- Identifikasi / mengenali

Titik awal dalam proses akuntansi adalah, mengidentifikasi kejadian ekonomi yang berhubungan dengan perusahaan. Contohnya transaksi ekonomi dari penjualan sirup PT. ABC, pernyediaan layanan telekomunikasi dari PT. Indosat, dan pembayaran gaji oleh PT. Gudang Garam.

-- Mencatat

Setelah mengidentifikasi transaksi ekonomi, kita mencatat semua transaksi agar dapat menghasilkan riwayat dari transaksi keuangan tersebut. Pencatatan harus sesuai dengan sistematika, kronologi kejadian, dan memastikan nilai uang yang dicatatkan.

-- Mengkomunikasikan

Terakhir perusahaan mengkomunikasikan dan mengumpulkan informasi ke pihak yang berkepentingan melalui laporan keuangan. agar sebuah laporan keuangan bisa dipahami, maka perusahaan melakukan pencatatan transaksi ekonomi dengan menggunakan standar akuntansi yang berlaku.

Hal terpenting dalam mengkomunikasikan transaksi ekonomi adalah kemampuan seorang akuntan untuk menganalisis dan menterjemahkan laporan  keuangan tersebut.

Siapa saja yang mempergunakan data akuntansi?

1) Internal perusahaan, contohnya : 

- Bagian keuangan, apakah cukup uang untuk membayar dividen (pembagian keuntungan) kepada pemegang saham Indosat?

- Bagian pemasaran, berapa harga sirup ABC agar dapat memaksimalkan pendapatan?

- Bagian kepegawaian, dapatkah kita memberikan kenaikan gaji pada tahun depan?

- Bagian manajemen, produk Gudang Garam apa yang paling menghasilkan keuntungan?

Untuk menjawab semua pertanyaan diatas, pemakai laporan keuangan internal membutuhkan informasi rinci yang tepat waktu.

2) Eksternal perusahaan, contohnya : 

- Pemegang saham / pemilik, menggunakan laporan keuangan untuk membuat keputusan dalam membeli, menahan, atau menjual kepemilikan saham di perusahaan.

- Kreditor, menggunakan laporan keuangan untuk menilai resiko atas pemberian kredit ataupun pinjaman uang.

- Badan Pajak, untuk mengetahui apakah perusahaan mengikuti aturan dan perundangan yang berlaku.

- Pelanggan, untuk mengetahui apakah perusahaan seperti Indosat akan tetap memberikan layanan dan dukungan terhadap produknya.

- Serikat buruh, untuk mengetahui apakah pemilik perusahaan memiliki kemampuan untuk membayar kenaikan gaji.

Prinsip Akuntansi

Prinsip akuntansi standar secara umum biasa disebut dengan generally accepted accounting principles (GAAP), di dunia standar akuntansi yang diakui adalah International Financial Reporting Standards (IFRS).

Sebenarnya disetiap negara memiliki standar pelaporan keuangan sendiri, di Indonesia standar yang digunakan adalah pernyataan standar akuntansi keuangan (PSAK) maka untuk memudahkan membandingkan antara dua standar ini akuntan perlu melakukan konvergensi.

Ada 2 prinsip pengukuran yang digunakan di GAAP yaitu :

-- Prinsip riwayat biaya (historical cost principle) yang artinya nilai dan transaksi dinyatakan seperti kejadian yang aktual dan sebenarnya terjadi. Contohnya, Ada pembelian tanah tahun lalu seharga Rp5.000, walaupun saat ini harga tanahnya menjadi Rp6.000, dalam laporan berdasarkan prinsip ini, akan dilaporkan harga tanah Rp5.000.

-- Prinsip nilai wajar (fair value principle) yang artinya nilai aset dan kewajiban harus dilaporkan berdasarkan nilai saat ini.

Umumnya perusahaan memilih untuk menggunakan prinsip riwayat biaya, hanya pada situasi tertentu seperti penjualan aset sebuah perusahaan menggunakan prinsip nilai wajar.

Persamaan Dasar Akuntansi

ASSETS(ASET) = LIABILITIES(KEWAJIBAN) + OWNER'S EQUITY(MODAL PEMILIK)

Aset adalah sumberdaya yang dimiliki dalam sebuah bisnis. Karakteristik sebuah aset adalah kekuatan untuk memberikan layanan ataupun keuntungan dimasa akan datang. Contohnya Gudang Garam memiliki truk pengantar yang memberikan manfaat ekonomi dari pengantaran barang / produknya.

Kewajiban adalah tuntutan terhadap aset - seperti, hutang dan kewajiban. Contohnya, bahan baku yang diperoleh secara kredit dari pemasok, pinjaman uang dari bank untuk pembelian barang operasional, dan pembayaran pajak kepada pemerintah.

Modal pemilik biasa di sebut sisa kekayaan, karena nilainya merupakan total aset dikurang total kewajiban yang harus dibayar sebelum penyataan kepemilikan.

Penggunaan Persamaan Akuntansi

Sebuah perusahaan harus melakukan analisa terhadap setiap aktivitas yang terjadi apakah mempengaruhi komponen dalam persamaan akuntansi. Jika iya, maka perusahaan harus mencatat transaksi tersebut. Ada 2 macam transaksi di dalam perusahaan yaitu internal dan eksternal. Transaksi internal adalah kejadian ekonomi yang terjadi di dalam perusahaan itu sendiri. Seperti, penggunaan persediaan masakan atau kebersihan merupakan transaksi internal pada restoran. Transaksi eksternal adalah kejadian ekonomi yang terjadi antara perusahaan dan luar perusahaan (entitas luar). Seperti pembelian alat masak atau pembayaran sewa merupakan transaksi eksternal.

- Analisa transaksi

Transaksi 1. Investasi pemilik. Mr_Daud memutuskan untuk membuka software house namanya BBK Solution. Pada 1 Januari 2016, dia menginvestasikan Rp30.000.000 dalam bisnis itu.

Transaksi 2. Membeli peralatan. BBK Solution membeli peralatan komputer Rp14.000.000.

Transaksi 3. Membeli persediaan dengan kredit. BBK Solution membeli Rp3.200.000 kertas dan lainnya dari Atlantis. Atlantis memperbolehkan BBK Solution untuk membayar di bulan Februari.

Transaksi 4. Pemberian jasa tunai. BBK Solution menerima Rp2.400.000 dari pelanggan untuk software yang dibuat.

Transaksi 5. Pembayaran iklan dengan kredit. BBK Solution mendapat tagihan Rp500.000 dari koran untuk biaya iklan yang harus dibayar di tanggal berikutnya.

Transaksi 6. Pemberian jasa tunai dan kredit. BBK Solution memberikaan jasa pemograman untuk pelanggan Rp7.000.000. Perusahaan menerima uang tunai Rp3.000.000 dari pelanggan.

Transaksi 7. Pembayaran biaya-biaya. BBK Solution membayar beberapa biaya antara lain : Sewa ruko Rp1.200.000, gaji Rp1.800.000, perlengkapan Rp400.000.

Transaksi 8. Pembayaran utang. BBK Solution membayar Rp500.000 ke koran (lih. Transaksi 5).

Transaksi 9. Tagihan. BBK Solution menerima Rp.1.200.000 dari pelanggan.

Transaksi 10. Penarikan kas oleh pemilik. Mr_Daud menarik Rp2.600.000 dari kas untuk keperluan pribadi.

Laporan Keuangan

Laporan keuangan merupakan rangkuman dari data akuntansi : 

1. Laporan laba rugi menyajikan revenue dan biaya, untuk menghasilkan laba atau rugi bersih pada satu periode.

2. Laporan ekuitas pemilik merangkum perubahan pada modal pemilik pada satu periode.

3. Laporan posisi keuangan melaporkan aset, kewajiban, dan modal pemilik pada satu periode.

4. Laporan arus kas menyediakan informasi tentang pendapatan dan pembayaran pada satu periode.

Mengenai laporan keuangan akan dipaparkan di artikel selanjutnya ya... ^_^